אורית-קלייר

מאת מערכת BossProblem

מנהל, דלת המשרד שלך פתוחה או סגורה?

השאלה הזו אינה מתייחסת רק למובן הפיסי, אלא למדיניות "הדלת הפתוחה", בה מתגאים ארגונים רבים  בארץ ובעולם. בבסיס המדיניות הזו עומד העיקרון לפי כל עובד, מכל דרג, יכול להרגיש חופשי לפנות אל ראש הארגון בכל עת ובכל אמצעי – מייל, שיחת טלפון, גיחה למשרד או בשיחה אגבית במסדרון או במעלית.

לגישה זו יתרונות לא מעטים: היא נותנת לעובדים תחושה טובה, שהם יכולים להגיע עם הבעיות שלהם עד לראש הפירמידה, ונוטעת בהם תחושת ביטחון ושייכות. העובד הזוטר יותר (וגם הזוטר פחות) אוהב לגלות שהמנכ"ל יודע את שמם, באיזו מחלקה הם עובדים, ואפילו מוכן לפנות עבורם זמן מיומו העמוס, כדי לשמוע על הבעיות שלהם, או להאזין להצעות הייעול שבפיהם.

גם מנהלים אוהבים את מדיניות הדלת הפתוחה – או לפחות אוהבים להתהדר בה. מנכ"לים רבים חשים אי נוחות עם המעמד שלהם ביחס לשאר העובדים. הם לא רוצים לחשוב על עצמם כ'מורמים מעם', ומעוניינים לתת לעובדים (וגם לעצמם) תחושה שבארגון אין שווים יותר או פחות. הסבר נוסף לחיבה שרוחשים מנכ"לים למדיניות הזו היא שלפעמים היא עונה על צורך של מנכ"ל חסר ביטחון, או חולה שליטה, להיות מעורב בכל עניין קטן בארגון. זו, מן הסתם, אינה מוטיבציה חיובית לקידום מדיניות דלת פתוחה, משום שהיא מזינה את הצורך של המנכ"ל בבקרה ושליטה, המחייבות אותו להתעסק בפרטים הקטנים, שלא מתפקידו לדאוג להם.

"נא לסגור את הדלת"

אם החלטתם לאמץ באופן גורף מדיניות "דלת פתוחה" בארגון, ובעיקר אם אתם שוקלים את הנושא, נסו לחשוב על הנקודות הבאות –

• זמנו של המנכ"ל יקר יותר– לא כולם שווים בארגון, וזו עובדה פשוטה שאין עליה עוררין. יש עובדים בכירים יותר ובכירים פחות, וזמנו של המנכ"ל יקר מזמנם של עובדים אחרים. לכן, הוא לא תמיד יכול להרשות לעצמו להשאיר דלת פתוחה למשרדו – אם במובן המטאפורי ואם במובן המילולי. זה עלול להגיע למצב כמעט אבסורדי, שבו המנכ"ל מתלבט אם לסגור את הדלת למשרד כדי לנהל שיחה אישית עם קולגה או עובד, משום שהוא חושש שזה ישדר לעובדים מסר לא נכון.
• Micro-Management– מדיניות "דלת פתוחה" עלולה לפגוע באפקטיביות ורצף העבודה של המנכ"ל, בגלל עובדים שבאים לשוחח איתו על נושאים שונים, וליצור מצב שבו המנכ"ל מתעסק ב-Micro-Management, כלומר עניינים שאינם מתפקידו לטפל בהם. הוא אמור לראות לנגד עיניו את התמונה הרחבה והמלאה של צרכי הארגון, ולא להתעסק בפרטים הקטנים. זה פשוט לא פרודוקטיבי.
• טשטוש גבולות– לא מעט מנהלים מתגאים בכך שהעובדים שלהם מרגישים נוח לבוא לדבר איתם "על כל נושא ובכל מצב". למעשה, בין השורות הללו גלום פוטנציאל לבעיה מטרידה של ממש – טשטוש גבולות. גם אם אתם שואפים להנחיל בארגון שלכם תחושת סולידריות, היזהרו במשאלותיכם. דלת פתוחה לרווחה יכולה ליצור מצב שבו תתקשו לאכול צהריים בחדר אוכל או אפילו ללכת לשירותים בלי להיקלע לשיחה עם אחד העובדים. עליהם לדעת שיש זמן ומקום לכל דבר, ואין סיבה להפריע לכם באמצע פגישה או ארוחה כדי להציע שיטת קטלוג חדשה במחסן, למשל.
• היררכיה ניהולית –בכל ארגון יש היררכיה, והיא זו שנותנת פתרון לבעיות והצעות של העובדים. לכן, יש לאפשר להם להגיע באופן חופשי וללא הגבלה עד לדרג שמעל המנהל הישיר שלהם. את הגישה לדרגים שמעבר לכך, לעומת זאת, יש לרוב לחסום, אלא במקרים מיוחדים.

כשהמנכ"ל סוגר דלת, הוא פותח חלון

כל זה לא אומר בהכרח שצריך לוותר באופן גורף על מדיניות הדלת הפתוחה, אלא רק לשקול כיצד כיצד ליישם אותה באופן מדורג ומוגבל, לטובת כל הצדדים.

פתרון אפשרי הוא הגדרה של שעות קבלה קבועות לעובדים אצל המנכ"ל, במהלכן יוכל כל עובד לשטוח את טענותיו או להציע הצעות ייעול. הלוא אין באמת סיבה שעובדים יפריעו לעבודת המנכ"ל בכל עת: עם קביעת שעות קבלה, רצף העבודה של המנכ"ל לא ייפגע, והוא יוכל עדיין לשמור על קשר עם העובדים. קביעת שעות קבלה תפעל גם לטובת העובד: כך לא יתפוס ללא אזהרה מוקדמת את המנכ"ל, שלא יוכל באמת להתרכז בבעיה שלו ולמצוא לה פתרון.

בנוסף, יש מקומות שבהם ניתן ליישם את מדיניות הדלת הפתוחה באופן מבוקר, שלא יפריע לעבודה היומיומית. כנסים של החברה, השתלמויות, או מפגשים רבעוניים של כלל העובדים הם מקומות טובים להתחיל.